De voordelen van digitaal declareren

Eind 2019 hebben de meeste werknemers toegang tot een eigen portaal waar iedere maand de nieuwe salarisstrook digitaal beschikbaar is. Voor ondernemers is dit een flinke besparing in tijd, geld en papier en wordt voldaan aan de AVG wetgeving. Maar is er nog meer te besparen? Ja zeker! In deze blog de voordelen van het digitaal declareren.

Voor het declareren van onkosten of zakelijke kilometers moet vaak eerst een eigen declaratieformulier ingevuld worden. Daar moeten de nodige bewijsstukken (bonnen) bijgevoegd worden. Vervolgens moet akkoord gevraagd worden van de leidinggevende, daarna kan het door naar de salarisadministratie. De mutaties moeten daar tijdig op de salarisstrook verwerkt worden. Het komt ook wel voor dat declaraties naar de financiële administratie gaan en de declaratie na akkoord en verwerking per bank wordt uitbetaald.
Meerdere mensen zijn hier iedere maand mee bezig.

Met het digitaal declareren in (de app van) WerknemerLoket kunnen medewerkers direct hun declaratie doen. Maak een foto van de bon en voeg deze eenvoudig toe aan de declaratie. Na verzending kan de ondernemer (evt. leidinggevende) de declaratie goedkeuren en wordt automatisch de salarisadministratie geïnformeerd. 
Het overtypen van declaraties is foutgevoelig. Zeker als er veel personeel is wat regelmatig declaraties indient. Digitaal declareren verkleint de kans op fouten. Daarnaast worden declaraties direct opgeslagen. Bonnetjes blijven bewaard in het digitale dossier. Het kwijtraken van bonnetjes is uitgesloten en je voldoet aan de wettelijke bewaarplicht.
Het belangrijkste is dat de medewerker zelf verantwoordelijk is voor zijn eigen declaraties. En dat alle declaraties via één kanaal bij de werkgever binnen komen. Het rondslingeren van declaratieformulieren met bonnetjes is direct verleden tijd. Medewerkers kunnen na het indienen ook de status van hun declaratie volgen. Moet mijn leidinggevende nog goedkeuring geven, moet de salarisadministratie de mutatie nog definitief maken? Is declaratie afgerond of geweigerd etc.

En als onkosten en zakelijke kilometers gedeclareerd kunnen worden, kunnen eventueel ook overuren of gewerkte uren van oproepkrachten op deze manier ingediend worden. Waarom niet? Uw ‘goedkeuring’ zit er altijd tussen. U gaat op deze manier mutaties accorderen in plaats van zelf opgeven aan uw accountantskantoor.

Heeft u vragen over dit onderwerp? Wilt u gebruik maken van digitaal declareren of wilt u overstappen op Loket.nl? Onze specialisten zijn u graag van dienst. Neem geheel vrijblijvend contact met hun op.

G.P. (Gerben) Tronchet, 18 December 2019 | Gepost in digitalisering, digitaal, loket.nl, loonadministratie 0 comment(s)

    Plaats een comment

    * Verplicht