Eisen identificatieplicht personeel, wat moet u doen?

Iedereen moet zich kunnen identificeren met een geldig identiteitsbewijs, ook op de werkplek. Als werkgever bent u verplicht de identiteit van uw nieuwe werknemers te controleren. Voordat de werknemer bij u in dienst komt, controleert u het originele identiteitsbewijs. U bewaart een kopie ervan in uw administratie. Wanneer het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt, hoeft u geen nieuwe kopie te maken.

De identificatieplicht bestaat eigenlijk uit 3 onderdelen: Verificatieplicht, bewaarplicht en de zorgplicht. U moet het identiteitsbewijs van nieuwe werknemers bij indiensttreding controleren op echtheidskenmerken en geldigheid. De werknemer moet het originele document aan u tonen. Bijvoorbeeld een paspoort, een identiteitskaart of vreemdelingendocument. U moet op de volgende aspecten letten:

 

  • komt de foto overeen met de persoon die voor u staat?
  • kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
  • klopt de handtekening van de werknemer?
  • is de nationaliteit vermeld?
  • is de vervaldatum nog niet verstreken?

Op een rijbewijs staat geen nationaliteit vermeld. Daarom is dit geen geldig identiteitsbewijs voor de verificatieplicht.

U moet een kopie van het identiteitsbewijs bewaren. U doet er verstandig aan, voor een eventuele controle van o.a. de Belastingdienst, om op de kopie te zetten dat u het origineel gezien heeft, met vermelding van uw naam, functie en paraaf.

U moet uw werknemers er op wijzen dat ze tijdens het werk altijd een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten dragen.

Huurt u een uitzendkracht in? Dan moet u ook zelf zijn originele identiteitsbewijs controleren voor hij bij u aan de slag gaat. U hoeft geen kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie op te slaan. Maar heeft de ingehuurde arbeidskracht een nationaliteit van 1 van de landen van buiten de Europese Economische Ruimte? Dan moet u dat wel voor de duur van 5 jaar. U moet ook nagaan of deze persoon wel mag werken.

Heeft u vragen over dit onderwerp? Onze specialisten zijn u graag van dienst. Neem geheel vrijblijvend contact met hun op.

G.P. (Gerben) Tronchet, 05 October 2018 | Gepost in personeelsadministratie, loonheffingen, belastingdienst 0 comment(s)

    Plaats een comment

    * Verplicht